مدیریت کارکنان در کسب و کارهای کوچک و متوسط

مدیریت کارکنان در کسب و کارهای کوچک و متوسط

مدیریت کارکنان در کسب و کارهای کوچک و متوسط-بلاگ عمدکس

1397/01/27

نویسنده : شیدا بختیاری


کارکنان یکی از جنبه های اصلی اجرای هر کسب و کار کوچک و متوسط اند. پیچیدگی های کار با کارمندان با روحیات و علایق و فرهنگ های مختلف را نمی شود با صادر کردن یک قانون مشخص حل کرد و تعریف نمود. به همین خاطر، علم مدیریت منابع انسانی بسیار پیچیده و گسترده است. چه صاحب مغازه و فروشگاهی متوسط باشید، و چه رستوران دار، در اولین سطح، حقوق و مزایای کارکنان، قسمت بزرگی از هزینه های عملیاتی شما را تشکیل می دهد.

کارکنان، در هر کسب و کاری که داشته باشید، یکی از بزرگترین دارایی های شما به شمار می روند. شما باید این دارایی هایتان را محافظت و مدیریت کنید. در این مطلب و مطالب بعدی، نکات مربوط به منابع انسانی و مدیریت آنها را دوره می کنیم.


مدیریت منابع انسانی چیست؟

مدیریت منابع انسانی (HRM) به مدیریت کارکنان و کارگران مربوط می شود. این مدیریت در قالب کارهای استخدام، مدیریت ، تعدیل و...همچنین در قالب های دیگری مانند مشاوره و راهنمایی کارکنان خود را نشان می دهد. از جمله فعالیت های اصلی HRM می توان موارد زیر را نام برد:


استخدام

 

مدیریت عملکرد کارکنان

 

توسعه کارکنان، انگیزه دهی و آموزش آنها

 

ایمنی و سلامتی کارکنان

 

مزایا

 

ارتباط بین کارکنان و / یا مدیریت

 

منابع انسانی به عنوان یکی از بخش های اصلی سازمان، مسئولیت بزرگی به عهده دارند. آنها اثر عمیقی بر فرهنگ سازمانی محیط کار، روش های ارتباطی کارکنان، حل اختلاف و مابقی فعالیت های مربوط به محیط می گذارند.  برخی کسب و کارهای کوچک، ترجیح می دهند بخش بزرگی از کارهای خود را با نیروی کار برون سپار انجام دهند تا درگیر فعالیت های مدیریت منابع انسانی نشوند. اما به هر حال، به عنوان کارفرما درگیر این گونه فعالیت ها خواهند شد.

 

اصول و مبانی کار با نیروی انسانی:

به طور کلی اصول کار با نیروی انسانی پر است از مقررات فراوان دست و پاگیر و خسته کننده. اما برای کسب و کارهای کوچک و متوسط با تعداد نفرات کمتر از 50 نفر، اجرای 2 اصل اساسی به شما این اطمینان را می دهد که از حداقل کار نیروی انسانی خود مطمئن شوید.

 

 فایل های کارکنان

شما باید سه فایل برای هر کارمندتان داشته باشید. این فایل ها عبارتند از:

1- برگه تایید صحت شرایط اشتغال: این برگه در کشورهای مختلف برای دانستن اینکه آیا کارکنان هر کارگاه، واجد شرایط شغل خود هستند یا نه ضروری است. لازم است به جای اینکه برگه تایید هر کارمند در پرونده خودش باشد، برگه ها همه در کنار هم و در جای مشخصی باشند 

2- پرونده اصلی هر کارمند:  این پرونده دارای اطلاعاتی است که در طول کار هر کارمند در آن قرار می گیرد. این اطلاعات شامل رزومه کارمند، اقدامات انضباطی، تایید آموزش، ارزیابی، جزئیات پرداخت حقوق و غیره است. اطلاعات این فایل در مواقع زیادی به دردتان خواهد خورد!

3- پرونده پزشکی کارمندان: این پرونده ها دارای یادداشت های پزشکان، اطلاعات معلولیت و هر گونه اطلاعات پزشکی است که شما در مورد یک کارمند دارید. از آنجا که شما ماهیت این اطلاعات، پزشکی است، باید این فایل ها را از دسترسی دیگران محافظت کنید و به همین دلیل است که این پرونده ها از فایلهای عمومی شرکت جدا هستند. مطمئن شوید که آنها را در یک مکان محافظت شده نگهداری می کنید.

 

دفترچه راهنمای کارکنان:

داشتن یک دفترچه راهنمای کار بر خلاف آنچه در کشورمان می بینیم، کاری ضروری است. این دفترچه با دو هدف نوشته می شود: اول: اینکه کارکنان بدانند از شغل مورد نظر چه انتظاری دارید و دوم: برای جلوگیری از پیش آمدن اختلاف نظر در کار

بزرگ و کوچک بودن، یا مختصر و مفصل بودن آن کاملا به خودتان بستگی دارد.اما بعضی نکات عمومی مربوط به کسب و کار، نوع فعالیت، انتظارات و ... باید در آن آورده شود. طبق تجربه کسب و کارهای کوچک، کتابچه راهنمای ممکن است شامل موارد زیر باشد:

ایمنی و حریم خصوصی: خط مشی های خود را در مورد اینکه چطور امنیت کارکنان خود را ، از لحاظ جسمی و احساسی حفظ می کنید، توضیح دهید. در بسیاری از کشورها این توضیحات حتی به موضع گیری ها نسبت به سیاست ها در مورد شرایط آب و هوایی بد و شرایط اضطراری، نظارت تصویری و غیره هم می رسد.

همینطور لازم است در این زمینه، اتنظاراتی که از کارمند خود دارید را از جمله استفاده از رمزهای عبور در کامپیوترها، قفل کردن درها، استفاده از تلفن همراه برای گرفتن عکس از همکاران یا در دفتر و انتشار این عکس ها در اینترنت و یا گزارش رفتارهای داخلی محل کار بنویسید. 

جبران خسارت و مزایا: تعریف مزایایی که به کارمندان تان می دهید را می توانید در این دفترچه بنویسید. اجازه دهید کارمندان بدانند که چگونه مزایا را دریافت کنند و در عوض شما از آنها چه می خواهید. میزان حداقل و حداکثر حقوق و دستمزد و غرامت، و هر مسئله دیگری از این جنس که دانستن آن برای کارمندان مفید است. 

برنامه زمان بندی های کار و تعطیلات: قوانین کسب و کار خود را در ساعات کاری، غیبت، دیر کردن، تعطیلات و بازخرید، درخواست های ویژه و غیره توضیح دهید. 

استانداردهای رفتاری: اگر درباره نحوه لباس پوشیدن، رفتار، استفاده از اینترنت و کامپیوتر در طول ساعات کار، استفاده از دستگاه های تلفن همراه در طول ساعت کار، اخلاق، جنبه های قانونی و سایر موضوعات مشابه قوانینی دارید، بهتر است این استانداردها را هم یادآوری کنید. 

اطلاعات عمومی استخدام: کار شما ممکن است سیاست و روش های خود را جدا از آنچه قانون نیاز دارد، داشته باشد. بطور واضح توضیح دهید که سیاست های شما درباره اخلاق کاری، تبلیغات، بررسی کارکنان، بازخرید کردن و ... چگونه است.

 

منبع: wheniwork.com

 

در مقاله های بعدی، روش های کم کردن خطاهای کارمندان و دیگر مسائل مربوط به نیروی انسانی را دوره می کنیم.